Bak kulissene!

Tekst: Torbjørn Vinje, daglig leder, Forum for offentlig service

Kort oppsummert er det et uendelig hav av detaljer gjennom 500 arbeidstimer fra start til mål. I tillegg er det mange timer med gratis innsats fra en rekke styremedlemmer; de bidrar blant annet i programkomitéen, som møteledere og konferansierer.

Vel - vi får spandere litt flere detaljer...

• Les også: Service- og tjenestekonferansen 2023: For noen dager...

Startskuddet går allerede på forumets første styremøte for året, med en idédugnad der det er fritt fram. Styret er bredt sammensatt med representanter fra KS, fire kommuner, NAV, Skatteetaten, Husbanken og politiet, så tilfanget av informasjon og kunnskap fra hver enkelts arbeidsplass og nettverk er stort.

På forhånd har også alle lest gjennom forslagene fra deltakerne fra evalueringen av siste konferanse. Alle innspill tas på alvor!

Gjennom året pløyer vi gjennom 50-talls nyhetskilder hver uke, følger med på konferanser, nettseminar, podcaster. Hva er det som er i tiden, hva er relevant, hva er det våre målgrupper trenger/etterspør?

Ordet målgrupper er et kjernepunkt her, for hvordan treffe kommuner, fylkeskommuner, statlige virksomheter, helseforetak, ledere, medarbeidere, folk fra førstelinjen, kommunikasjonsfolk, arkivarer, bibliotekansatte, IT-folk...?

Det er mildt sagt krevende å treffe så forskjellige målgrupper. Likevel kan det virke som om vi har klart det "umulige". 

"Beste konferansen jeg har deltatt på!"

"Innholdsmessig fantastisk bra!"

Var den 26. konferansen den beste noensinne? Kanskje! Det er uansett et solid resultat når konferansen totalt sett får en score på 5,2 av 6 mulige. Vi har hevet oss fra et allerede høyt nivå med 4,8 i Drammen i 2021 og 5,0 i Bodø i 2022. Bak dette snittallet er det 52 av 139 deltakere som gir en blank 6-er, 66 gir 5 og 19 gir 4. 

Vi er aldri bedre enn det siste vi gjør, og alle tilbakemeldinger tas på alvor - positive og negative. Vi bryr oss om de 2 personene som har gitt en 3-er, samtidig som vi vet at ikke alle kan bli superfornøyde.

Ordspråket "Til lags åt alle kan ingen gjera..." er evig sant (fra Ivar Aasens ordspråksamling i 1856).

"Ikke plasser oss ute i ødemarken, vi er mange som ønsker å kunne ta en luftetur når dagens program er over..."

Den gode scoren er mer på tross av enn på grunn av beliggenheten. Så hvordan havnet vi egentlig på en slette i "ødemarken"?

I 2021 i Drammen satte vi ny rekord med antall deltakere, både fysisk og digitalt. Det var fortsatt "pandemiske" tilstander, der svært mange syntes det var altfor trangt.

Vi hadde tro på at antall deltakere ville fortsette å være så høyt, og kanskje høyere i årene framover; det er svært få konferansehotell som har så stor kapasitet, og valget falt på X Meeting Point med kapasitet til å takle de helt store begivenhetene.

I tillegg var det et stort hotell vegg i vegg, som det første i Norge i Mariott-kjeden. Det hørtes jo flott ut, men svært mange har negative tilbakemeldinger angående hotellet. De fleste får selvsagt ikke med seg at X Meeting Point og hotellet er to forskjellige firma. Det er som når innbyggerne oppsøker det offentlige; de bryr seg egentlig ikke om det er stat eller kommune som utfører tjenestene - bare de får gjort det de skal.

Personlig var jeg strålende fornøyd med samarbeidet med Ellen Sættem-Flattum, som var XMPs prosjektleder; hun ordnet opp med alt på strak arm.

Luis W. Sanne som styrte serveringen gjorde en imponerende jobb; det var interessant å se hvordan han drillet og oppmuntret personalet på forhånd, og fordelte dem i salen under festmiddagen ved hjelp av lyssignaler og armbevegelser. Han trådde også til selv som servitør. Han la sin ære i at dette skulle gå så glatt og effektivt som mulig. Ypperlig førstelinjearbeid!

Vi legger stor vekt på å gi god informasjon i forkant, under og etter konferansen. Dette er en viktig del av vår service til deltakerne, og har stor betydning for konferansens omdømme. Derfor er jeg svært fornøyd når 61 % gir en score på 6 og 30 % gir 5. 

Likevel tar jeg det på alvor når en av de to personene som sannsynligvis har gitt en 2-er skriver bl.a.:

"Alt for mange eposter og sms'er. I en hektisk hverdag blir dette støy, og til slutt mister man helt oversikten. Begrens denne pushingen av informasjon veldig!..."

"Håper dere holder på at man er på samme spor hele tiden i stedet for sånn som tidligere at man måtte flytte spor flere ganger om dagen. Denne løsningen dere hadde i år er helt genial."

"Hadde vært supert om man kan slippe å velge spor, men kan gå fritt mellom foredragene. Dette fordi at et helt spor er nødvendigvis ikke relevant, bare deler, og da kan det være fint å kan bytte med god samvittighet."

De to sitatene fra evalueringen sier det meste om hvor forskjellig det vurderes.

Hvert spor var nøye sammensatt med tre foredrag og en avsluttende samtale; det var en rød tråd i hvert spor. Vi hadde hele 9 spor over 2 dager, både for å treffe eksisterende målgrupper bedre og forhåpentligvis nå noen nye.

Erfaringene med å velge hele spor er overveiende positive, både med tanke på innhold, forberedelse og logistikk. Vi hadde f.eks. møter med alle foredragsholderne på hvert spor før konferansen, slik at de fikk en mer felles forståelse for hva de burde formidle til deltakerne. I tillegg var det viktig at den avsluttende samtalen på sporet ble godt forberedt.

Vi kommer til å fortsette med hele spor, men samtidig begrense antallet noe; på enkelte spor ble det litt få deltakere - spesielt når vi har foredragsholdere i toppklasse som vi gjerne skulle hatt i plenum.

Noen få etterlyser et digitalt tilbud og opptak av foredragene. 

Det var 75 personer som deltok digitalt på konferansen i Drammen i 2021, og vi hadde tro på at det ville bli stadig flere i årene framover. 

i 2022 var det bare 34 som valgte digital deltakelse, tross lang reisevei for mange, og det faktum at de fleste måtte komme dagen før for å rekke konferansestarten.

Konklusjone er at de aller fleste ønsker å delta fysisk på en konferanse; tilstedeværelse er så mye mer enn bare det faglige, med atmosfæren, være en del av et fellesskap, le og bli begeistret sammen med andre, mingle i pausene, spise god mat, bli underholdt, være borte fra arbeidsplassen uten å bli forstyrret...

Antallet som ønsker digital deltakelse står ikke i forhold til betalingsviljen og kostnadene for å gi et førsteklasses tilbud. I 2023 ville det ha kostet over 400 tusen, og konferansen hadde dermed gått med et dundrende underskudd.

"Å inkludere flere sosiale aktiviteter kan sikkert bidra til å øke antall påmeldinger til servicekonferansen 2024."

De sosiale aktivitetene tilbys først og fremst på ettermiddagen dagen før konferansestart. En sosial middag er et fast innslag, og vi har tidligere hatt suksess med besøk på blant annet bryggeri (Drammen og Bodø). Det er også gjerne 25-30 personer som deltar på byvandring med guide. I tillegg har vi tilbydt mer nisjepregede aktiviteter, som flytende badstu og isbading i Bodø i 2022.

I 2023 måtte vi avlyse byvandring i Lillestrøm pga. for få påmeldte, og også et annet tilbud på XMP, men de som deltok på Fun, Games and Cocktail og Minglemiddag var fornøyde.

Vi vil fortsette å strekke oss langt for å gi et bredt og godt tilbud. Det kan ha betydning for å skaffe flere deltakere, men det er nok først og fremst det faglige programmet som har størst betydning.

Om konferansen er billig, dyr eller midt i mellom kommer an på ståsted; konferanseavgiften kan være krevende på et trangt budsjett for mange, og i tillegg er det reise og ofte overnatting.

Konferansen er billigere enn mange sammenlignbare arrangementer i det offentlige, og hvis vi sammenligner med Kundeservicekonferansen i regi av Tekna så har vi halve prisen.

Historisk sett har konferansen vært viktig for forumet for å få det til å gå rundt, men marginene er små. Den har gått med underskudd flere ganger - senest i 2022.

I 2023 ble det et lite pluss på 77 tusen, som utgjør 4,2 % av omsetningen. Det skal ikke mye til før det blir minus: Litt dyrere teknikk, litt dyrere foredragsholdere...

Det balanserer såvidt med rundt 250 påmeldte, som det var i 2023. Vil vi få flere ved å sette ned prisen? Det skal nok mye til før det monner, for kostnadene er som nevnt så mye mer enn konferanseavgiften. Det viser også erfaringene fra diverse rabatter som er tilbudt til f.eks. små kommuner; de tar seg ikke råd til å delta, eller deltar bare med én person.

Kort sagt er det avveininger og valg mellom dilemma hele veien. Noen synes det blir for mange innslag fra kommuner, noen synes det blir for mye stat, noen vil bli servert maten under lunsjen, noen vil ha buffet, noen vil ha mer show under festmiddagen, noen vil har mer ro til å prate...

Vi vil uansett gjøre alt vi kan for å lage den beste konferansen noensinne, både faglig og sosialt. Hver gang!

Startskuddet går på årets første styremøte 25.01. 

Kom gjerne med idéer og forslag til tema, foredragsholdere og sosiale aktiviteter til konferansen i Stavanger 30.10-01.11.

Forum for offentlig service fyller 25 år i år, og jeg håper vi sees på ett av våre kurs og/eller på konferansen.