Arkiv er ikke noe du tenker på til slutt
– For at digitalisering skal fungere, må vi kunne stole på dataene. Det betyr autentisitet, kontekst og metadata, sa Kristin Jacobsen, sjefsarkitekt i Arkivverket.
Hun minnet publikum om at arkiv handler om mer enn historiske dokumenter:
– Arkiv er data om utdanning, helse, klima og beslutninger som tas i dag. Det handler om rettigheter, tillit og muligheten til å forstå og bruke informasjonen – både nå og i fremtiden.
Arbeidsgruppen, som Jacobsen leder, tar utgangspunkt i reelle caser og behov i kommunesektoren. Hun understreket hvor viktig det er å integrere arkiv som en naturlig del av prosessene og datainfrastrukturen, ikke som en ettertanke:
– Arkiv er en forutsetning for tillit, for god datadeling og for digital bærekraft. Men da må vi tenke på det tidlig.
Digital demens eller digital hukommelse?
Fredrik Øvergård fra Fosen IKT pekte på den stadig mer akutte utfordringen med befolkningsutvikling og bemanning i kommunene:
– Hvis vi fortsetter som i dag, fører det til kommunal kollaps. Vi trenger kontinuerlig oppdaterte og tilgjengelige data for å lykkes med digitalisering og bruk av KI.
Han fremhevet at digital hukommelse må være en del av en helhetlig informasjonsforvaltning, der arkivtenkning integreres i prosesser og tjenester fra starten av.
 |
| Fredrik Øvergård & Eirik Hachvaag Andersen. Foto: Inia James / Digdir |
Arkivet er et sekundærprodukt – informasjonsforvaltningen må komme først
Eirik Hachvaag Andersen fra Trondheim kommune utdypet prosjektets hovedfunn:
– Arkiv er ikke bare slutten på en prosess, men også starten på ny bruk. I dag snakker arkiv- og digitaliseringsmiljøene ofte forbi hverandre. Vi må skape en felles forståelse og felles rammer.
Han viste hvordan manuelle prosesser og manglende struktur fører til dårlig kvalitet og lite gjenbrukbare data:
– Situasjonen i dag preges av tilfeldigheter og individuelle vurderinger. Det gjør det vanskelig å sikre kvalitet og etterprøvbarhet.
Arbeidsgruppen konkluderer med at arkiv må ses som et resultat av god informasjonsforvaltning – ikke motsatt:
– Vi har ikke lenger valget mellom digital hukommelse eller ikke. Etter å ha jobbet med dette i halvannet år, ser vi at vi allerede har digital demens. Nå må vi sammen bygge hukommelsen på nytt, sa Andersen.
Tiden for handling er nå
Innlederne etterlyste tydelige grep fra øverste hold:
– Funnet om rangering mellom informasjonsforvaltning og arkiv må få konsekvenser for arkivforskrifter og utvikling av verktøy og fellesløsninger, understreket Øvergård.
Avslutningsvis oppfordret arbeidsgruppen til samarbeid på tvers av sektorer og kompetanse:
– Vi må ville hverandre vel. Det er slik vi bygger et digitalt Norge som husker.
