Fra dokumentjungel til presise svar

Fra dokumentjungel til presise svar

Kommunale saksbehandlere jobber daglig med store mengder politiske dokumenter – saksframlegg, vedtak, høringer og historiske arkiver. Informasjonen finnes, men er ofte vanskelig å finne frem i når tiden er knapp.

 

Med PoliKI kan ansatte stille spørsmål på vanlig norsk og få konkrete svar, basert på eksisterende politiske dokumenter. Løsningen henter frem relevant informasjon, setter den i sammenheng og viser til kildene.

 

Slik fungerer løsningen

PoliKI fungerer som en digital kollega som aldri tar pause. I stedet for å lete manuelt i ulike systemer, kan ansatte skrive spørsmål som:

 

Hva er tidligere vedtak om barnehagekapasitet i denne bydelen?


Hvilke politiske føringer gjelder for denne typen sak?

 

Svaret kommer raskt – strukturert og med lenker til dokumentene som ligger til grunn.

 

Bedre beslutningsgrunnlag

Effekten er særlig tydelig i komplekse saker som går på tvers av fagområder. Der det tidligere kunne ta lang tid å få oversikt, får saksbehandler nå:

 

  • rask tilgang til relevant historikk
  • bedre oversikt over sammenhenger
  • trygghet for at viktige vedtak ikke overses

 

Dette gir et mer solid beslutningsgrunnlag – både for administrasjonen og politikerne.

 

Viktig for førstelinjen

Selv om løsningen er utviklet for interne prosesser, får den også betydning i møtet med innbyggerne. Når ansatte raskere finner riktig informasjon, kan de:

 

  • gi mer presise svar
  • redusere ventetid
  • sikre likere behandling av saker

 

For innbyggerne betyr det mer forutsigbare og sammenhengende tjenester.

 

«Alltid på vakt, aldri på valg»

Navnet PoliKI peker på et viktig prinsipp: Løsningen er alltid tilgjengelig, men helt nøytral. Den gir ikke råd eller vurderinger, men henter frem dokumentert informasjon fra politiske vedtak.

 

En modell for andre kommuner?

PoliKI viser hvordan kunstig intelligens kan brukes til å få mer verdi ut av eksisterende data. I stedet for å innføre nye systemer, utnytter Bergen kommune informasjonen de allerede har – på en smartere måte.

 

For kommuner som jobber med bedre samhandling og mer sammenhengende tjenester, kan dette være et viktig steg videre:


Å gjøre kunnskap tilgjengelig der den trengs – når den trengs.

 

Løsningen er en av 19 kandidater som kjemper om årets Digitaliseringspris – en pris som hyller de fremste digitale løsningene i offentlig sektor. Prisen deles ut av digitaliserings- og forvaltningsminister Karianne Tung.

 

Kilde: bergen.kommune.no, digdir.no