– Vi må tørre å snakke om sykefravær. Alle blir syke, men jobben vår er å finne gode løsninger tidlig, slik at folk kan komme trygt og raskt tilbake, sa Saxevik. – Et høyt sykefravær forringer tjenestekvaliteten, øker belastningen på kollegaer og tærer på omdømmet. Vi har ingen å miste.
Hvorfor et nærværsprosjekt – og hvorfor nå?
Sykefraværet i kommunen har økt særlig etter pandemien; i 2023 passerte totalfraværet 11,5 prosent. Konsekvensene merkes i hele linja: mer vikarbruk, større press på de som er på jobb og økt risiko for uønskede hendelser.
Byrådet bevilget 4 millioner kroner årlig fra 1. mai 2024 til 30. april 2026, med forslag om forlengelse (4 mill. første år, 2 mill. året etter) – og en «julegave» til barnehagene: 5 millioner til et eget delprosjekt. Prosjektet er forankret i Byrådsleders avdeling, med bred involvering av byrådsavdelinger, tillitsvalgte, vernetjeneste, bedriftshelsetjeneste og Nav.
– Lederne står ikke alene. Når vi aktiverer verneombud og tillitsvalgte systematisk, får vi mere muskler ytterst i tjenestene, sa Saxevik.
Slik bygges riggen: ledelse, partssamarbeid og felles verktøy
Helhetlig lederstøtte
Bergen har børstet støv av og videreutviklet prosedyrene for sykefraværsoppfølging. Nøkkelgrep:
-
«Leder før lege»: ansatte oppfordres til å gå i dialog med nærmeste leder dersom de står i fare for å bli sykemeldt for å finne gode løsninger sammen slik at sykemelding kanskje kan unngås helt eller delvis.
-
Månedlige webinarer (med opptak i «webinarbank»): fra tilrettelegging og arbeidsrett til Nav-samarbeid og «finn annet passende arbeid».
-
Lederutviklingsprogram: nærvær og sykefraværsoppfølging er integrert i opplæringen.
Partssammensatt praksis i hverdagen
Arbeidsmiljøgrupper (leder, verneombud, tillitsvalgt – gjerne utvidet) har nærvær som fast punkt på agendaen og følger en felles kompetanseplan. I styringssystemet ligger nærværsplanen med syv felles mål i styringskortet; alle etater og byrådsavdelinger skal ha en nærværsplan – og evaluere tiltak jevnlig.
– Det avgjørende er å snakke sammen i fredstid. Når krisen kommer, er det for sent å bygge strukturen, sa Saxevik.
To samtaleformater som senker terskelen
1) Nærværssamtalen – én-til-én med alle
Startet på et sykehjem med høyt fravær: Lederen tok likeverdige samtaler med alle, ikke bare de som hadde vært sykmeldte. Man anerkjenner innsats, ser på to års fraværshistorikk sammen, rydder misforståelser om rettigheter/plikter – og blir enige om hvordan vi samarbeider neste gang du blir syk. Etter gode pilotresultater er metoden anbefalt til alle enheter.
– Alle er viktige. Når vi snakker med alle, fanger vi opp både små bekymringer og store ideer.
2) Nærværsmøtet – hele arbeidsplassen
En strukturert dialog i personalgruppa om hva som får oss på jobb og hva som holder oss borte. Tiltak besluttes og følges opp via arbeidsmiljøgruppen. Metoden bygger på Bergens tidligere nærværserfaringer og den kjente «nærværsblomsten» hentet fra idebanken.
Helse i arbeidet: psykisk helse og muskel–skjelett
Kommunen har revidert vernerunden og lager en verktøykasse mot arbeidsrelaterte muskel–skjelettplager og lettere psykiske plager. Verktøykassen kan brukes for å få gode råd og tips til tiltak som kan iverksettes for å redusere risiko for disse plagene etter at man har kartlagt arbeidsmiljøet.
– Folk blir ikke friskere av å sitte hjemme med lette psykiske plager. Da må arbeidsplassen være helsefremmende i praksis, understreket Saxevik.
Samarbeidet inkluderer BHT, Nav, fastleger (informasjon om kommunens oppfølgingspraksis) og Akan kompetansesenter der det er relevant.
Kvinnehelse inn i arbeidsmiljøet: overgangsalder og sterke menssmerter
Et tydelig spor i prosjektet er kvinnehelse, med to prioriterte tema:
-
Overgangsalder: Bergen samarbeider med UiB-prosjektet KLAR (overgangsalder og arbeidsliv) og har lansert en veileder for ansatte og ledere, kunnskapslenker (Helsenorge), plakater med QR-kode, og konkrete tilpasningstips (temperatur, pauser, tilgang til vann, hvilemulighet ved behov).
-
Sterke menstruasjonssmerter: Har laget en veileder som inneholder ulike tips til tilrettelegging: sanitærtilgang, varmepute, fleksibilitet i oppgavesammensetning/turnus knyttet til syklus – uten å påtvinge noen å dele privat informasjon.
– Overgangsalder er mer enn hetetokter. Når vi gjør kunnskap og tilrettelegging enkelt og hverdagsnært, senker vi terskelen for å be om hjelp.
Effekten man jakter – og ansvaret som blir igjen
Prosjektet er ikke en «fixer» som løser alt sentralt. Saxevik var tydelig på eierskapet i linja:
– Løsningen ligger hos arbeidsplassen – hos den enkelte leder, medarbeider og arbeidsmiljøgruppe. Nærværsprosjektet skal gjøre det lettere å lykkes, med verktøy, kompetanse og felles retning.
Læringspunkter å ta med videre
-
Gjør det trygt å snakke om sykefravær – tidlig dialog («leder før lege») hindrer små vondter i å bli lange løp.
-
Snakk med alle: Nærværssamtalen bygger kultur og fanger opp tiltak – også for dem som sjelden er syke.
-
Forankre i strukturen: Nærvær inn i styringskort, faste punkter i arbeidsmiljøgrupper og lederopplæring.
-
Evaluer tiltak systematisk: Tilrettelegging virker – men må justeres for å unngå bivirkninger i teamet.
-
Jobb med årsakene i arbeidshverdagen: Organisering, bemanning, opplæring og pausekvalitet er helsetiltak.
-
Ta kvinnehelse inn i HMS: Veiledere, kunnskap og enkle tilpasninger gir nærvær – uten stigma.
-
Hold partnerskapet tett: Leder–tillitsvalgt–verneombud–BHT–Nav–fastlege er én kjede, ikke fem siloer.
– Nærvær er summen av mange små, praktiske grep – gjentatt over tid. Når vi gjør det sammen, blir fravær til tilstedeværelse, avsluttet Saxevik.
Ida Saxevik, prosjektleder for Nærværsprosjektet i Bergen kommune, holdt foredrag 07.11. på spor E: Tilstedeværende ledelse og sykenærvær, på Service- og tjenestekonferansen 2025.
Presentasjon i pdf
