Tekst: Kjersti Rongved, leder Service- og kommunikasjon, Bodø kommune

Personopplysningsloven stiller krav til oss som behandler personopplysninger. GDPR er noe vi må forholde oss til.

Det er et krav fra Datatilsynet om at alle virksomheter som behandler personopplysninger, skal føre en protokoll over behandlingsaktivitetene de har ansvaret for. Hvordan i alle dager skal vi klare dette i den travle hverdagen vi alle er fanget i?

Illustrasjon: KS
Illustrasjon: KS

Forenkler forvaltningen

Det er her Fiks digiorden kan være til hjelp.

Digiorden er et system hvor vi registrerer applikasjoner (systemer) og datasett (innholdet i systemet). Systemet kan bidra til å forenkle forvaltningen ved at vi kan gjenbruke dataene til flere formål. Nå kan vi fylle ut behandlingsprotokollen i Digiorden i stedet for å bruke regneark.

Bedre samhandling og avtaleforvaltning

Bodø kommune anskaffet Digiorden i 2020. Vi har startet arbeidet med å registrere opplysninger og er kommet godt i gang. Det er et omfattende arbeid, så vi er langt fra i mål.

Men vi ser allerede nå at vi har skaffet oss et verktøy hvor vi kan øke kompetansen, særlig blant systemansvarlige. Vi ser at vi får muligheter for bedre styring og bedre samhandling mellom avdelingene. Vi får avklart rollene mellom aktørene, og ikke minst - vi kan bruke Digiorden til en bedre avtaleforvaltning. Ved å legge inn opplysningene kan vi ta ut rapporter som gir oss oversikt over databehandleravtaler, innkjøpsavtaler, ros-analyser, DPIA. DPIA står for «Data protection, impact assessment», som er en vurdering av personvernkonsekvenser, ved høy risiko. Dette er viktige opplysninger å ha orden på i forbindelse med internkontroll, tilsyn og revisjoner.    

Digiorden er også et lederverktøy. En visning illustrerer arkitekturen over systemer og hvilke koblinger de har seg imellom. I tillegg en oversikt over den årlige kostnaden vi bruker.

FIKS digiorden2
Illustrasjon: KS

FIKS-plattformen gir stor effekt

Drift og utvikling av Digiorden er overført til FIKS-plattformen hos KS, en plattform som mange kommuner har tatt i bruk. Systemet er i tillegg under utvikling, og vi har muligheten til å påvirke gjennom deltakelse i en brukergruppe.

FIKS-plattformen har vært til stor hjelp for oss i Bodø kommune de siste årene. Vi har effektivisert og forbedret postgangen mellom innbyggerne, næringslivet, andre offentlige etater og kommunen. Dette er bra for alle parter. Plattformen og tjenestene den gir, er enkel å ta i bruk, den er stabil og har god kvalitet. Mange leverandører er med på laget, og tilpasser produktene slik at de støtter FIKS-plattformen.

For oss var det derfor lav terskel å ta FIKS digiorden i bruk. Det er mye data som skal registreres inn i systemet, og det tar tid. Men vi ser at det gir oss en god oversikt er nyttig å ha, og et viktig verktøy for å forbedre både data- og informasjonssikkerhet.

Presentasjon fra konferanse for arkivledere

Om FIKS digiorden

Applikasjonen  Fiks digiorden er et styringsverktøy som hjelper kommunen å drive god informasjonsforvaltning. Styringsverktøyet kan brukes til å sikre et strategisk eierskap til kommunens informasjonsforvaltning og investeringer på digitaliseringsområdet.

Fiks digiorden gir oversikt over kommunens:

  • Arkitektur med tjenesteområder
  • Applikasjoner
  • Datasett
  • GDPR – behandlingsprotokoll av personopplysninger

Les mer.

Kilde: ks.no