ByggSøk gir effektivisering og bedre dialog

Elektroniske tjenester er blitt et begrep som alle har et forhold til, og de fleste forventer at ”min kommune” har et bra tilbud som tilfredsstiller mine behov. Bevisstheten og kravene til kvalitet og informasjon, gjør at det offentlige legger ned mye arbeid for å møte behovene.

KS jobber på det overordnede plan med e-kommune i alle sektorer. I tillegg ser vi at det initieres mange spennende prosjekter rundt omkring i kommunene innen vårt fagområde. Plandialogen i Vestfold er et godt eksempel på et produkt som øker innbyggernes mulighet til medvirkning i planprosessen på en enkel måte via Internett. Her kan innbyggerne sitte i egen stue, og se på og sende inn kommentarer til planer som legges ut til ettersyn.

Vi ser også at flere og flere kommuner samarbeider på tvers av kommunegrensene for å utnytte ressursene bedre. Kommunene jobber mot felles løsninger, noe som igjen medfører bedre kommunikasjon, økte muligheter for samarbeid om oppgavene og en mer ensartet saksbehandling i regionene. Dette er alle parter tjent med – kommunen i forhold til å utnytte ressursene, og bransjen gjennom en mer forutsigbar plan- og byggesaksprosess – de slipper forskjellige krav fra kommune til kommune.

For å lykkes med innføringen av elektroniske tjenester, og hente inn de gevinster dette kan medføre, er det flere faktorer som må være på plass.

Tilbakemeldinger fra brukere og kommuner, viser at kobling av kommunens kartdata mot ByggSøk gir store besparelser for begge parter. Søker har tilgang til all nødvendig informasjon gjennom kartet – nabolister, reguleringsplaner og bestemmelser osv. Kommunen får mindre henvendelser og kan bruke ressursene til andre oppgaver.

En annen faktor som spiller en viktig rolle for å lykkes med innføringen av elektronisk saksbehandling, er at alle ledd i kommunen er med i prosessen. Opplevelsen av at dette er nyttig, har vist seg å være en viktig faktor for å oppnå suksess. Det hjelper lite at saksbehandleren ønsker dette hvis førstelinjetjenesten deler ut papirblanketter. De må få en grundig opplæring i systemet, og det bør tilrettelegges for å hjelpe publikum der og da. Egen publikums-pc tilgjengelig i servicetorg kan nyttig for å hjelpe søkere i gang med elektroniske søknader. Søkeren kan da forsøke selv, og få hjelp ved behov.

For arkivets del, vil en enklere registrering gjennom direkte import i sak-arkivsystemet gi en positiv holdning til tjenesten. Opplæring er også et nøkkelord her. Uten grundig opplæring, har vi sett at importen blir gjort på gal måte. Resultatet blir da ekstraarbeid i stedet for effektivisering og holdningene til systemet blir negativt. Realistiske forventninger av besparelsene er også viktig å formidle. Hvis forventningene til hva elektroniske søknader kan gi av besparelser ikke samsvarer med virkeligheten, skaper dette også unødige frustrasjoner hos de det gjelder.

ByggSøk-bygning øker hele tiden i omfang. Det er nå over 40 000 brukere på systemet og rundt 4500 foretak har nå elektronisk signatur. Vi ser at bruken øker til tross for finanskrise. Utviklingen av systemene fortsetter – det er ingen grunn til noe annet. Innspill fra stadig flere brukere og kommuner, ny lov og ny teknologi gjør det både mulig og nødvendig for oss å hele tiden forbedre produktene. Både nasjonalt og internasjonalt er effektivisering og standardisering veldig aktuelt, og Norge er langt framme i denne utviklingen. Det gjør at vi kan være med å sette standarden for hvordan løsningene skal bli.