Bør bibliotek og innbyggertorg samorganiseres?

Bakgrunnen for konferansen var sluttrapporten fra  prosjektet “Beste praksis for bibliotek og innbyggertorg”, et toårig prosjekt gjennomført i perioden 01.06.2021 til 30.09.2023. Det er et samarbeidsprosjekt mellom Drammen kommune og Indre Østfold kommune støttet av Nasjonalbibliotekets utviklingsmidler.

- Vi er veldig glad for at prosjektet skaper interesse og sørger for at kommuner som jobber med disse problemstillingene kan møtes på tvers, sier Ina Synøve Borsheim, prosjektleder. - På konferansen kom det folk fra hele landet - alt fra Øygarden til Namsos kommune, det tyder på at det har relevans. Vi håper kommuner i Norge vil bruke kunnskapsgrunnlaget for egen del. Særlig innbyggerundersøkelsene fra Opinion kan være aktuelle i mange ulike sammenhenger – som hvilke tjenester man bør satse på eller hva innbyggere mener om ulike løsninger.

Prosjektet innså tidlig at de ikke har et entydig svar på hvordan man samorganiserer og samlokaliserer innbyggertorg og bibliotek, og heller ikke gi én modell på “beste praksis”. Det er ulike grunner til å slå sammen tjenestene og mange involvert i avgjørelsen enten det er i forbindelse med kommunesammenslåing, omorganisering i kommunen eller et forsøk på å spare penger. Skal kommunen etablere et samarbeid mellom bibliotek og innbyggertorg, er det et klart råd at det settes av tid og ressurser til å ha gode prosesser i planleggingsarbeidet.

Like relevant som å se på hvorfor det kan være bra med samlokalisering og samorganisering for bibliotek og innbyggertorg, er det å se på hva som er utfordrende med denne løsningen. Det er ikke problemfritt og ikke alltid hensiktsmessig å samlokalisere og samorganisere. I prosjektet har innbyggere og ansatte kommet med aktuelle innvendinger. Slik har prosjektet lært om både effekter og utfordringer ved samorganisering og samlokalisering, og også erfart hvordan innbyggere opplever den nye organiseringen i kommunene.

Gjennom prosjektarbeidet er det erfart at samlokalisering og samorganisering ikke skjer som følge av et dypt ønske innenfra organisasjonen, men heller blir valgt som løsning basert på ytre faktorer som nytt bygg, kommunesammenslåing eller økonomi. Hovedmelodien synes å være at innbyggertorg og bibliotek ikke finner hverandre på egenhånd, men at de fint kan få til å danse sammen om noen først plukker de ut som par.

Underveis i prosjektarbeidet har det blitt utarbeidet fire modeller som beskriver ulike måter å samorganisere bibliotek og innbyggertorg.

Modellene er skisser og er åpenbart ikke dekkende for alle løsninger. Hver kommune og organisasjon er forskjellig, og mange vil nok oppleve at det som finnes rundt om i kommunene er hybrider som plukker elementer fra flere av modellene. Likevel er disse fire modellene hovedtrekkene norske kommuner har valgt og kan brukes til å forstå hvordan organiseringen er og hvordan den kan være.

Prosjektgruppa mener det er viktig at sammenslåing av bibliotek og innbyggertorg ikke gjøres av ren økonomisk motivasjon. Det har kommet tydelig frem i prosjektet at man ikke sparer penger på sammenslåingen.

Det går an å ha en god prosess hvor man tydeliggjør hvilket ansvar biblioteket har for kommunal informasjonsgjenfinning og digital veiledning, noe som krever den rette fagkunnskapen. Det bør tilrettelegges for at andre kommunale tjenester bruker biblioteket som en arena for dialog med innbyggere.

Det er viktig at de ansatte i bibliotek ikke pålegges oppgaver som går på bekostning av det bibliotekfaglige arbeidet og kommunens lovpålagte bibliotekoppgaver.

Det er nødvendig å gjøre en vurdering av hvordan markedsføring av tjenestene skal foregå. Felles markedsføringsprofil og samarbeid om kommunikasjon ut til innbyggere er en stor fordel. Uavhengig av modell og løsning er tjenestene bibliotek og innbyggertorg ofte tangerende og overlappende overfor innbygger. Markedføringsprofil må ofte lages i dialog med de som har ansvar for kommunens kommunikasjonsstrategi.

Det vesentlige for innbyggeren er hvordan vedkommende får dekket sitt behov på en enkel og god måte. Behovet for å skape skarpe og tydelige grenser mellom ulike tjenester er ofte viktigere for de ansatte enn for innbyggerne. Dette dokumenteres gjennom innbyggerundersøkelsene og ansattundersøkelsen.

Et risikoelement i samorganisering at man er organisert sammen på organisasjonskartet eller at man jobber i samme bygning uten at gode kommunikasjonskanaler mellom de ansatte og ulike tjenester er etablert.

Samarbeid oppstår ikke nødvendigvis av seg selv, det må initieres og planlegges. Prosjekter og team kan med fordel være sammensatt av ansatte med ulik fagkompetanse og bakgrunn som jobber sammen om å løse en oppgave eller en del av driften. Prosjekter og team må ha tydelig definerte mandat og krav til leveranse for at de ansatte skal ha motivasjon og kunnskap til å løse oppgaven på en god måte. Premisset for samarbeidet må være at man skal få til noe sammen.

Opererer biblioteket for seg og innbyggertorg for seg blir man ikke gjensidig avhengig av hverandre, og koblingen mellom tjenestene blir tilsvarende løs.

Innbyggerundersøkelsene har gitt mulighet til å teste ut hypoteser og spørre brukere så vel som ikke-brukere om hva de mener. Det har både bekreftet hypoteser og vist at det som internt i kommunen oppleves som viktig ikke alltid er så viktig i innbyggernes øyne. Innbyggerundersøkelsene er et bidrag til den nasjonale debatten og bidrar med kunnskap og gir tyngde til flere synspunkt der man hittil har måttet anta og påstå.

71 % er ganske- eller helt enig i at å samle bibliotek og innbyggertorg i samme lokaler vil være positivt for å skape en møteplass for offentlig samtale og debatt, og de er lite bekymret for at kommunen skal påvirke debatter som biblioteket arrangerer.

Flere innbyggere peker på mer støy i biblioteket som et problem ved samlokalisering; dette er nok en respons på at bibliotekene har utviklet seg til aktive formidlingsarenaer og møteplasser med mindre krav om stillhet og færre «stillesoner». Noen, oftest eldre innbyggere, er misfornøyde med denne utviklingen.

På spørsmål om hvilke tilbud man ønsker seg fra et samlokalisert innbyggertorg og bibliotek, er det mest vanlig å nevne kulturarrangementer og det å kunne spørre om offentlige tjenester. Videre er det mange som ønsker å delta på foredrag med forfattere eller forskere, informasjonsmøter om offentlige tjenester/politiske saker og organiserte aktiviteter for barn. Mange av disse områdene er det naturlig for bibliotek og innbyggertorg å samarbeide om tjenesteutviklingen.

For å lykkes med en samorganisering er det viktig å gjennomføre gode prosesser med de ansatte slik at alle i organisasjonen har avklarte forventninger til tjenestens utvikling og endringer i arbeidshverdag.

Det er viktig at plandokumentene man lager er dynamiske slik at man kan gjøre endringer underveis. Det bør også være mulig for de ansatte å fremme ønske om å endre hvilke team man deltar i og hvilke arbeidsoppgaver man har.

Norsk Bibliotekforening har laget en veiledning for bibliotek og innbyggertorg. Denne er utformet fra «bibliotekets» perspektiv, men kommer med mange gode tips og tanker. Prosjektet anbefaler å ta en titt på denne ved en samorganisering.

Prosjektgruppa og de involverte kommunene har gjennomført en svært grundig prosess. De har mange gode råd, men ingen klare konklusjoner nettopp fordi organisering må tilpasses lokale forhold. Det anbefales å lese sluttrapporten “Beste praksis for bibliotek og innbyggertorg", før det ev. startes opp et tilsvarende prosjekt i egen kommune. 

Vi lar John Andrew Firing, seksjonsleder for Innbyggertorg og bibliotek i Indre Østfold kommune, få siste ord:

- Målinger viser at antall besøkende har økt med nesten 20 %. Vi har også nådd innbyggere som ikke har brukt oss tidligere, og dette kommer som et direkte resultat av samorganisering og samlokalisering av bibliotek og innbyggertorg. Det mener jeg er et vesentlig argument for å gjennomføre en organisasjonsendring.

Firing har sittet i styringsgruppa for prosjektet.