Det var hovedbudskapet da Ann-Kristin Loodtz, seniorrådgiver innen kommunikasjon i Bergen kommune, fortalte om hvordan kommunen siden 2016 har jobbet systematisk med klart språk.
– For meg handler klarspråk om å få oversikt og se på landskapet, sa hun.
Loodtz beskrev klarspråk som mer enn ordvalg alene. Det handler også om struktur, visuell kommunikasjon, målgrupper og om å ta strategiske valg når ressursene ikke strekker til alt.
En stor organisasjon kan ikke kurses én og én
Da Bergen kommune skulle forsterke klarspråkarbeidet i 2016, sto de overfor et ganske konkret problem: størrelsen på organisasjonen.
Med over 22.000 ansatte og mer enn 40.000 nettsider var det ikke realistisk å tro at én liten faggruppe kunne holde kurs for alle eller lese gjennom alt som ble publisert. Samtidig var det heller ikke bare snakk om nettinnhold. Saksbehandlere skrev brev, tjenester måtte forklares, og informasjon skulle fungere for mange ulike målgrupper.
Loodtz beskrev dette som et veivalg: Kommunen måtte finne ut hva som faktisk lot seg gjøre i drift.
– Det er stort og det er begrenset med ressurser, sa hun.
Prosjekter gir løft – men ikke alltid varig endring
Bergen kommune hadde allerede gjennomført flere store språk- og kommunikasjonsprosjekter. De hadde ryddet i tusenvis av nettsider, jobbet med brevmaler og utviklet en omfattende språkprofil.
Men erfaringen var at prosjektarbeid også har en bakside: Når prosjektet er over, kan organisasjonen lett falle tilbake til gamle vaner.
– Det som er bakdelen med et prosjekt, hva er det? Det skjer ingenting etterpå, sa hun.
Derfor ble målet å finne grep som kunne fungere over tid, også når prosjektmidlene var brukt opp og hverdagen tok over.
Tilbakemeldinger ble en del av kulturen
Ett av de viktigste grepene Bergen kommune valgte, var å bygge en kultur for tilbakemeldinger på tekst.
Loodtz fortalte at kommunen satset systematisk på tilbakemeldingsskjemaer, både med positive og kritiske innspill, og at de ble brukt aktivt til å forbedre innhold. De hentet også ut samlede tilbakemeldinger på bestemte temasider, blant annet valginformasjon, og brukte dem i revisjonsarbeidet.
I tillegg er det lagt inn kvalitetskontroll i publiseringsløpet: Tekster på nettsidene går gjennom flere ledd, og kommunikasjonsmiljøet har jobbet for å gjøre det naturlig å kommentere, justere og forbedre hverandres tekster.
Hun beskrev dette som mer enn bare korrektur. Målet har vært å gjøre tekstsamtaler til en naturlig del av arbeidet.
Digitale kurs måtte erstatte klasserommet
Et annet hovedgrep var å satse på digital læring framfor tradisjonelle kurs.
Kommunen startet med korte, lavterskelkurs og bygget etter hvert opp en mer systematisk kompetanseplan for dem som skriver på nettsidene. Denne planen kan ledere bruke for å sørge for at ansatte som publiserer innhold, faktisk får opplæring.
Bakgrunnen var enkel: Fysiske kurs for alle lot seg ikke gjennomføre i en så stor organisasjon.
– Vi kan ikke kurse alle, sa Loodtz.
Hun beskrev digital opplæring som en måte å gjøre klarspråk mer tilgjengelig og mindre avhengig av enkeltpersoners tid og kapasitet.
Ambassadører holder arbeidet oppe
For å unngå at språkarbeidet ble værende i en liten sentral enhet, bygget Bergen kommune også opp et nettverk av ambassadører ute i organisasjonen.
I byrådsavdelingene har kommunen hatt personer med særskilt kompetanse på klarspråk, og sentralt har de koblet språkarbeidet til andre nærliggende fagområder, blant annet universell utforming.
Poenget, slik Loodtz beskrev det, er å ha noen som holder fast i prioriteringene når andre hensyn presser på.
– Vi har noen som holder tak i det faste, understreket hun.
Slik blir klarspråk ikke bare noe de snakker om i prinsippet, men noe de faktisk passer på i praksis.
Innbyggerne forstår stort sett – men finner ikke alltid fram
Loodtz viste også til at Bergen kommune følger utviklingen gjennom årlige innbyggerundersøkelser og revisjoner av kommunikasjonsarbeidet.
Tallene tyder på at mange innbyggere opplever informasjonen som relativt lett å forstå. Det store problemet er i mindre grad selve språket enn oversikten: hvor mye tekst det er, hvor vanskelig det kan være å orientere seg, og hvor uklart det noen ganger er hva man faktisk skal gjøre.
– Folk skjønner liksom det som står der. Men de har problemer med å få oversikt, sa hun.
Det har ført til en justering av prioriteringene. I stedet for bare å jobbe med setningsnivå og ordvalg, ser kommunen nå mer på struktur, navigasjon og handlingsrettet innhold.
KI brukes som sparringspartner, ikke autopilot
I 2026 er ett av de tydeligste nye grepene Bergen kommune tar i bruk, målrettet teknologi. Loodtz fortalte at kommunen har utviklet en egen klarspråkagent i Copilot, bygget på kommunens språkprofil.
Agenten brukes blant annet i arbeidet med årsmeldingen, som de siste årene har vært enorm i omfang. I 2023 telte den like mange ord som Det nye testamentet, fortalte hun, og i 2024 var den enda lengre.
Målet er ikke å la KI skrive ferdig tekstene alene, men å bruke verktøyet til å forbedre og forkorte tekster i tråd med kommunens egen stil, tone og prinsipper for klarspråk og universell utforming.
– Brukermanualen er en sparringspartner. Du skal ha teksten, men bruke den for å forbedre teksten, sa hun.
Hun understreket at poenget ikke er å klippe svarene rett inn, men å sammenligne, justere og bruke teknologien til å tenke bedre om språket. De første erfaringene tyder på at verktøyet fungerer godt nettopp i denne rollen.
Klarspråk er også beredskap
Mot slutten løftet Loodtz blikket mot noe som kan bli en stadig viktigere del av klarspråkarbeidet framover: beredskap og krisekommunikasjon.
Bergen kommune arbeider nå strategisk med hvordan de skal kommunisere hvis elektronisk kommunikasjon faller bort over tid. I slike situasjoner blir klart og enkelt språk enda viktigere, fordi budskap må nå bredt ut raskt, og fordi det kan være vanskeligere å oversette og tilpasse informasjonen underveis.
– Nå, mer enn noensinne, er det ekstra viktig med et klart språk som når alle, sa hun.
Dermed ble foredraget også en påminnelse om at klarspråk ikke bare handler om service og brukervennlighet i fredstid. Det handler også om robusthet når noe skjer.
Fra språkprosjekt til styringsgrep
Det mest interessante ved Bergen kommunes erfaringer er kanskje nettopp at de ikke presenterte klarspråk som en ferdig suksesshistorie, men som et arbeid som hele tiden må justeres.
Loodtz viste hvordan kommunen har måttet prioritere hardt, endre kurs og lete etter løsninger som faktisk holder i en travel organisasjon. Ikke alt kan gjøres samtidig. Derfor har de valgt systemer, rutiner og læringsformer som kan leve videre over tid.
Konklusjonen hennes var enkel, men krevende: Skal klarspråk få varig effekt, må det bygges inn i strukturen – ikke legges utenpå.
Læringspunkter:
- Klarspråkarbeid får større effekt når det bygges inn i den daglige driften, i stedet for å være avgrenset til enkeltprosjekter.
- I store organisasjoner er det ikke realistisk å kurse alle fysisk; digitale kurs og kompetanseplaner kan gjøre opplæringen mer varig og tilgjengelig.
- En god kultur for tilbakemeldinger på tekst gjør det lettere å forbedre innhold over tid og holde kvaliteten oppe i hele organisasjonen.
- Klarspråk handler ikke bare om ord og setninger, men også om struktur, visuell kommunikasjon, målgrupper og hva brukeren faktisk skal gjøre.
- Innbyggerne kan forstå språket godt, men likevel streve med å finne fram og få oversikt; derfor må navigasjon og struktur prioriteres like høyt som formuleringene.
- Ambassadører ute i organisasjonen kan være avgjørende for å holde fast i klarspråkarbeidet når andre oppgaver presser på.
- KI kan være nyttig som sparringspartner i språkarbeid, særlig når den er tilpasset virksomhetens egen språkprofil og brukes til å forbedre, ikke erstatte, tekster.
- Klarspråk er også en del av beredskapen, fordi tydelig og enkelt språk blir enda viktigere når informasjon må nå raskt ut til alle.
Om artikkelen
- Basert på innlegg på konferansen Klarspråk 2026
- Transkripsjon fra tale til tekst med JoJo / NB Whisper
- Råfil bearbeidet med ChatGPT
- Endelig tekst utarbeidet av Torbjørn Vinje
