Kjersti Rongved, serviceleder, Bodø kommune
Kjersti Rongved, serviceleder, Bodø kommune. Hun sitter også i styret for Forum for offentlig service. Foto: Jan Wasmuth

Store mengder post

I Stortingsmelding 27 (2015 2016) Digital agenda for Norge, beskriver meldingen hvordan IKT kan benyttes for å fornye, forenkle og forbedre offentlig sektor.

Stat, kommune og ulike sektorer bør benytte fellesløsninger for å dekke like behov. Fellesløsninger skal benyttes til å lage effektive og brukervennlige digitale tjenester for hele offentlig sektor. 

Det sendes store mengder post mellom fylkesmenn og kommuner. Dokumenter til høring, klagesaker og andre viktige dokumenter som skal flyte mellom stat og kommune.

Mye post blir sendt med epost eller i vanlig papirformat, og både kommunale og statlige forvaltningsorgan har sine sak- og arkivsystemer hvor forsendelsene skal arkiveres. Dette tar tid når man får dokumentene inn via epost, på papir eller at posten kommer i organets Altinn meldingsboks. Nå er det kommet nye løsninger på dette.

Fellesløsningen FIKS plattformen

KS har utarbeidet fellesløsningen FIKS plattformen som svært mange kommuner og en del statlige organer har tatt i bruk. Med FIKS plattformen kan man blant annet sende ut post digitalt direkte fra sak- og arkivsystemet, samt få posten digitalt direkte inn i arkivløsningen. Forutsetningen har vært at man har benyttet samme løsning - nemlig FIKS plattformen. Det er her vi kan slippe den gode nyheten. 

Effektiv flyt mellom stat og kommune

Det fungerer nå en integrasjon mellom eFormidling som erstatter Best EDU standarden som en rekke statlige organer benytter, og FIKS plattformen som i hovedsak kommunene benytter. Dette betyr at både stat og kommune kan sende post seg imellom uten å hente den fra eposter, Altinn eller at man må skanne papirpost.

Begge løsningene benytter organisasjonsnummer som adresse for virksomheter. FIKS plattformen har i tillegg integrasjon mot digitale innbyggerpostkasser som digipost eller eBoks.

Det har i 2017 blitt jobbet iherdig for å få til en integrasjon mellom FIKS plattformen og eFormidling slik at posten kan flyte effektivt mellom stat og kommune. KS og Difi har vært sentrale utviklere, og Fylkesmannen i Nordland og Bodø kommune har testet og bidratt i utviklingsløpet.

Slik blir det nye rådhuset i Bodø kommune.
Slik blir det nye rådhuset i Bodø kommune. Illustrasjon: Atelier Lorentzen og Langkilde.

Inn i nytt rådhus

Bodø kommune har benyttet FIKS plattformen siden 2015, og sender og mottar daglig post med SvarUt, SvarInn og e-dialog. 

I løpet av 2019 flytter administrasjonen inn i nytt rådhus. Her blir det lagt vekt på ny arbeidsform og moderne digitale løsninger.

Dette er effektiviserende for oss

Vi har spurt arkivkonsulentene ved kommunens dokumentsenter om hva som er den store forskjellen i deres hverdag?

Gerd Mæhle har i flere år jobbet med postmottaket. - Før måtte vi skanne papirpost eller hente post fra epost som vi måtte mellomlagre før vi kunne føre den inn i vårt sak- og arkivsystem. Vi måtte også logge oss på Altinn for å hente post. Nå kommer store deler av posten digitalt inn og kan fordeles dit den skal. Dette er effektiviserende for oss, og gjør det enklere å få tid til annet viktig arkivfaglig arbeid.

- Og nå kommer også posten fra Fylkesmannen i Nordland inn i sak- og arkivløsningen?

- Ja, det gjør den, og dette bidrar til at enda en bunke post kommer direkte inn i vårt system.

Michael Baumann, arkivleder, Fylkesmannen i Nordland.
Michael Baumann, arkivleder, Fylkesmannen i Nordland.

En drøm har blitt til virkelighet

Michael Baumann er arkivleder hos Fylkesmann i Nordland, og har lenge kjempet for at integrasjon mellom eFormidling og FIKS plattformen skulle fungere. - Dette har vært en drøm for meg i flere år, og endelig er vi i mål. I januar 2018 ble KS, Difi og KMD enige om å rulle ut den integrasjon som Fylkesmannen i Nordland har tatt i bruk til alle fylkesmenn. Jeg er veldig godt fornøyd med at vi klarte å få dette til, og at både vi i stat og kommune fikk beholde de systemene vi hadde. Nå må vi jobbe for at så mange som mulig tar løsningene i bruk slik at vi kan hente ut en effekt. Vi må også sørge for å få leverandørene på banen slik at funksjonaliteten for digital forsendelse blir enda bedre. I Nordland har ca. en tredjedel av kommunene SvarInn, kanskje noen færre. Her er store effektiviseringsmuligheter i offentlig sektor om bare virksomhetene tar løsningene i bruk.