Odd Arne Berntsen i engasjert samtale med leder av Borgerservice Danmark, Karsten Egevang Nielsen

Kommunene fikk nye oppgaver etter reformen

For å få en mer effektiv kommunesektor, har den danske regjering satset på færre og større kommuner. I 2007 gjennomførte de en kommunereform der 271 kommuner ble til 98. Videre ble alle kommuner pålagt å ha et borgerservicekontor som skulle være borgernes inngang til det offentlige - på tvers av stat, regioner og kommuner. Etter kommunereformen beholdt kommunene de samme oppgavene, samtidig som de tok over nye oppgaver som utstedelse av pass og førerkort.

Strategi for effektivisering

På årets konferanse fikk vi gjennom foredrag og workshop'er høre om de videre strategiene for effektivisering. Endringer i oppgavefordelingen mellom stat og kommune, samordning av IKT- systemer, satsing på selvbetjeningssystemer og nedbemanning av servicekontorene var sentrale problemstillinger som ble drøftet under konferansen.

Skal staten eller kommunene eie oppgavene?

I Danmark har kommunene tradisjonelt hatt ansvar for alle oppgaver som knytter seg til borgerne – også f.eks. skatt og pensjon. Men nå ser det ut til at det kan bli endringer i oppgavefordelingen mellom stat og kommune. Senere denne våren legger regjeringen fram et forslag om å opprette 5 saksbehandlingssentre for ”objektive saker” dvs. sakstyper som i stor grad behandles maskinelt og som krever lite kontakt med borgerne. Aktuelle saker er bl.a. folkepensjon, bostøtte, barnebidrag og barselpenger. De har foreløpig ikke konkludert hvorvidt sentrene skal være statlige eller kommunale.

Det er knyttet stor spenning til forslaget og årets konferanse ble innledet med en paneldebatt med deltakere fra Finansdepartementet, KL (KS’ søsterorganisasjon) og Borgerservice Danmark. Debatten dreide seg i stor grad om hvorvidt det er staten eller kommunene som skal ha ansvar for disse ”back office”- funksjonene. KL og Borgerservice er redd for at statliggjøring av oppgavene fører til umyndiggjøring av kommunene, dårligere service for borgerne og mindre rom for tverrfaglig saksbehandling.

KOMBIT – samarbeid om felleskommunale IKT-løsninger

Et sentralt mål for offentlig sektor er at innen 2012 skal danske borgere kunne kommunisere elektronisk med det offentlige. Flere foredragsholdere trakk fram at mange ulike systemer i kommunene skaper store utfordringer for samordning og samhandling på IKT-området i offentlig sektor og gjør det vanskelig å nå målene. Det ble anslått at kommunene kan spare 20 % av kostnadene til IKT ved å samordne innsatsen.

På en av workshop'ene fikk vi presentert selskapet KOMBIT som KL opprettet i 2009. KOMBIT er opprettet for å møte utfordringene knyttet til samordning og effektive innkjøp, samtidig som de skal stå i spissen for utvikling av IKT-løsninger for kommunene. Ved å samle innkjøpskraften og gjennomføre felles forhandlinger om priser og løsninger, skal kommunene få tilgang til bedre og billigere løsninger. Felles løsninger vil også gjøre det enklere for borgerne å benytte tjenestene.

Kommunalt ansatte som digitale ambassadører

Det har vist seg vanskelig å få borgerne til å benytte seg av de digitale selvbetjeningsløsningene i det omfanget man ønsker. Det vist til flere tiltak som skal bidra til å redusere behovet for å benytte borgerservicekontorenes tjenester.

En av strategiene flere kommuner har satset på er å øke IKT-kompetansen til de ansatte og gjøre dem til ”digitale ambassadører”. De digitale ambassadørene skal aktivt veilede og bistå borgere i å bli selvhjulpne på de digitale tjenestene. Flere kommuner kunne vise til kraftig reduksjon i antall henvendelser etter å ha gjennomført slike prosjekter.

Hva med medarbeiderne?

Antallet ansatte i kommunal sektor skal ned. Mange av lederne for borgerservicekontorene vi snakket med kunne fortelle at de allerede hadde gjennomført en eller flere runder med nedbemanning og regnet det som ganske sikkert at de må redusere ytterligere i framtiden. Til tross for dette var det ikke en dyster stemning som preget forsamlingen. Gjennom ulike foredrag og workshop’er viste ledere av borgerservicekontorer at de hadde fokus på løsninger og stor vilje til fleksibilitet. Mange så seg om etter nye oppgaver som kunne tas inn i Borgerservice. Å innlemme pass og førerkort har vært en stor suksess, og mange kommuner har gode erfaringer med å foreta vielser. Noen kommuner hadde samlokalisert seg med biblioteket og utførte en del administrative tjenester for dem.

Omstillinger og nedbemanninger er krevende for både ansatte og ledelsen og fører ofte til større sykefravær. Gjennom foredrag og workshop’er ga Helsingør, Haderslev og Hillerød kommune oss innblikk i hvor viktig tydelig ledelse, god informasjon og satsing på arbeidsmiljø er for å ivareta ansatte i omstillingstider.

Med oss på hjemveien fikk vi også med oss tips om å ha større fokus på de ”langtidsfriske” – de som trives under forandring og i hverdagens travelhet. Dette ble kanskje en liten påminnelse til deltakerne om å huske å ta vare på trivselen til den enkelte medarbeider – også i travle omstillingstider.