 |
| Connie Slettan Olsen, kommunikasjonssjef, Rana kommune. |
Han satte seg umiddelbart i bilen og kjørte de fem milene til rådhuset. Dette måtte han få klarhet i.
– Det viste seg at han hadde glemt å hake av et punkt i søknaden, noe som utløste bruk av et svarbrev som i malen hadde i seg ord som «mangelfull dokumentasjon» og «svikt i ansvarlig søkers styringssystemer». Kommune hadde på ingen måte planer om stenge arbeidsplassen hans. Men på grunn av et uklart språk i brevet oppsto denne misforståelsen og unødvendige frykten – og bilturen, forteller Connie Slettan Olsen.
Årets trekkhund
I mars i år ble hun tildelt den gjeveste ildsjelprisen for klart språk, Årets trekkhund, av kommunalminister Monica Mæland. Slettan Olsen jobbet da som kommunikasjonsrådgiver i Meløy kommune, og har ledet klarspråkarbeidet i Nordlands-kommunen i flere år. I dag jobber hun som kommunikasjonssjef i Rana kommune og har nå ansvaret for klarspråkarbeidet i industribyen.
Klart språk i mange kommuner
Rundt 200 norske kommuner og fylkeskommuner har i løpet av de siste årene tatt tak i tekstene sine og er i gang med et systematisk språkarbeid.
|
Hva er klarspråk? Vi kommuniserer i klarspråk når ordlyd, struktur og visuell utforming er så tydelig at målgruppen
|
I Meløy ble dette arbeidet startet opp som et tiltak for å bli mer næringsvennlig. Kommunen ønsket å bli en bedre tilrettelegger for næringslivet, og da var forenkling av språk i brev, skjema og nettsider det første kommunen begynte med.
– De ansatte i planavdelingen var selv med å utarbeide en språkprofil som skulle danne grunnlag for tekstarbeidet. De ble kurset i klart språk og jobbet intensivt i ni måneder med å endre tekster. For å sikre oss at tekstene ble bedre og mer forståelig, inviterte vi næringslivet til å teste dem og gi oss tilbakemelding, forteller Slettan Olsen.
Medvirkning
En av dem som ble med i testgruppen var entreprenøren som trodde kommunen skulle stenge bedriften hans. Han mente dette arbeidet var så viktig at han like godt samlet flere av sine ansatte og diskuterte tekstene sammen med dem før han ga kommunen tilbakemelding.
Til en lokalavis uttalte han senere:
«Veldig bra at dette ble tatt så seriøst, og at vi fikk medvirke. Det ser absolutt ut til å ha blitt bedre.»
 |
| Runar Nygård, avdelingsdirektør, KS. Foto: KS |
Fra «det omsøkte tiltaket» til garasje
Siden 2015 har KS, Kommunesektorens organisasjon, satt klart språk på dagsorden i kommunesektoren. Runar Nygård er avdelingsdirektør i KS, og opptatt av at klart språk er helt avgjørende når digitaliseringen nå kommer for fullt.
– Selv om mye kommunikasjon i årene framover blir erstattet av digitale tjenester med godt språk, vil vi fortsatt ha saksbehandling. Det er fortsatt noen som skal vurdere byggesøknaden og skrive vedtaket. Da kan det lett oppstå forvirring hvis du digitalt søker om å bygge «garasje», og saksbehandleren i vedtaksbrevet fortsatt omtaler garasjen som «det omsøkte tiltaket». Alle tekstene brukeren møter må henge godt sammen, sier Nygård.
|
Byråkratisk stil Den byråkratiske skrivestilen har vært preget av tunge formuleringer og smitte fra kompliserte lovtekster. Klarspråk handler om å sette seg i lesernes sted og skrive så folk forstår. Eksempel Før: Under henvisning til det som for øvrig er anført under respektive avsnitt, finner plan- og bygningsmyndighetene at det omsøkte tiltaket tilfredsstiller plan- og bygningsloven bestemmelser, og kan godkjennes. Etter: Byggeprosjektet er i samsvar med plan- og bygningsloven, og vi godkjenner søknaden |
Hvordan endre språket?
– Det tar tid å endre skrivestil, og det kan være tungt å endre seg. Å skrive er for mange av oss et av de viktigste verktøyene vi bruker på jobben. Derfor er det så viktig å ta tak i språket, sier Nygård.
|
Tekstbasen med kommunale tekster Kommuner og fylkeskommuner som har jobbet med tekstene sine har delt dem med resten av kommune-Norge, alle tekstene finnes på bokmål og nynorsk. Tekstene finner dere her: www.klarspråk.no/kommunesektoren |
Og han får støtte fra Slettan Olsen.
– Å endre språk betyr like mye avlæring og kulturendring som ny læring. Skal vi lykkes med det må vi ha et langsiktig perspektiv på arbeidet. Det innebærer ansatte som jobber med formidling gjennom tekst må innarbeide dette som en arbeidsmetode, og at de over tid blir fulgt opp og motiveres til endring. Det var bakgrunnen for den metoden vi har utviklet for klarspråkarbeidet. Å jobbe med klarspråk på denne måten har gitt gode resulter i Meløy, og vi har innført samme metode i Rana, sier hun.
Nyttige verktøy
KS har laget flere ressurser for å hjelpe kommuner og fylkeskommuner i gang.
– I motsetning til statlige etater tilbyr kommuner og fylkeskommuner hovedsakelig de samme tjenestene, og de forenklede tekstene fra klarspråkarbeidet til en kommune vil derfor kunne komme hele kommunesektoren til gode. Derfor har KS samlet tekster som kommunene kan dele med hverandre, tekstbasen ligger på www.klarspråk.no/kommunesektoren, avslutter Nygård.
|
5 tips til hvordan lede et klarspråkarbeid
|
Ressurser i språkarbeidet fra KS
- Tekstbasen med kommunale tekster (Kommuner og fylkeskommuner som har jobbet med tekstene sine har delt dem med resten av kommune-Norge, alle tekstene finnes på bokmål og nynorsk.)
- Metodesamling for å involvere brukerne og måle effekter av språkarbeidet
- Samling av filmer, presentasjoner, artikler og quizer
- Prinsipper for klart språk i digitale tjenester
- Kurs og samlinger
